Как предотвратить необоснованные выплаты по командировкам |
С 23 марта 2019 г. вступило в силу Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совмина от 19.03.2019 № 176 (далее — Положение № 176). Новые нормы полностью изменили привычный подход к оформлению командировок и грозят резко увеличить расходы нанимателей. В Положении № 176 установлены фиксированные размеры возмещения расходов по найму жилого помещения и закрепляется право производить возмещение без предоставления подтверждающих документов.
На фоне либерализации государство дало нанимателям самостоятельность, но неоднозначность формулировок п. 15 и 16 Положения № 176 поставила всех в тупик. Возмещение расходов по найму жилья буквально предполагает: а) наличие расходов по найму; б) их возмещение, то есть оплату расходов в той сумме, которая была потрачена работником. Эти же пункты устанавливают обязанность выплаты «без представления подтверждающих документов» по фиксированным размерам возмещения согласно приложениям 1 и 2 к Положению.
Мы считаем, что категорически нельзя производить оплату найма жилья в размерах, зафиксированных в приложениях 1 и 2, если представленные командированным работником документы свидетельствуют о меньшей величине расходов. Тем более нельзя производить такие выплаты при фактическом отсутствии проживания во время краткосрочной командировки.
В ст. 208 Налогового кодекса Республики Беларусь говорится, что от подоходного налога освобождаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения. И только при непредставлении документов, подтверждающих оплату указанных расходов, суммы такой оплаты освобождаются от подоходного налога с физических лиц в пределах норм (размеров), установленных законодательством. Мы полностью поддерживаем позицию Павла Царева, председателя правления Палаты налоговых консультантов, который считает, что положительная разница между нормативами возмещения из приложений 1, 2 и фактическими суммами расходов может быть выплачена только за вычетом подоходного налога и при условии уплаты взносов в ФСЗН с этой дельты.
Для нормального решения этого вопроса, считаем, каждая организация должна разработать, утвердить и довести до сведения всех работников свой локальный акт, в котором нужно четко прописать компенсации в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, предусмотренные в гл. 9 Трудового кодекса, обязанность работников представлять отчет об израсходованных суммах иностранной валюты и белорусских рублей с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, включая платежные документы, карт-чеки, подтверждающие оплату расходов, а также обязанность возвратить неизрасходованную сумму наличной иностранной валюты, белорусских рублей, оставшуюся в распоряжении работника, предусмотренные инструкциями Нацбанка о порядке ведения кассовых операций.
Подчеркнем, что при отсутствии необходимости в найме жилья в краткосрочной командировке расходы не возникают в принципе и их возмещение не производится. При представлении работником документов о сумме расходов по найму жилья такие расходы должны возмещаться в фактически понесенном размере. Необходимо прописать, при каких обстоятельствах и каким должностным лицам допускается оплата расходов по нормам приложений 1 и 2 при непредставлении подтверждающих документов.
Желание получить необоснованную выгоду в виде оплаты расходов согласно нормам, когда «утеряны» документы о проживании, считает Павел Царев, закрывается п. 17 Положения № 176, согласно которому при оплате направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится. Например, при оплате командированным работником проживания корпоративной картой, привязанной к счету его нанимателя, имеет место не что иное, как оплата жилья направляющей стороной.
Обратите внимание, что внутренний контроль (аудит) на предприятиях должен отрабатывать свой хлеб.
<...>