Рекомендации по проведению внутренней аттестации работников финансового отдела |
Рассмотрим рекомендации по проведению процедуры аттестации работников, включая подготовку соответствующей документации, определению членов аттестационной комиссии, разработке соответствующих заданий.
Многие организации относятся достаточно формально к проведению аттестации персонала. Тем не менее, правильный подход к процедуре поможет не только провести качественную оценку навыков сотрудников, но и определить, кому нужно повысить квалификацию, а кого ввиду бесполезности лучше сразу «отсеять».
Внутренними документами коммерческой организации условия проведения аттестации, как правило, не предусмотрены, в то же время качественное ее проведение позволит:
· формировать кадровый состав более обоснованно;
· обеспечить дополнительную мотивацию сотрудникам для профессионального роста;
· расторгнуть договор, если работник не соответствует занимаемой должности.
Согласно действующему законодательству обязательного порядка процесса аттестации не установлено. Организации следует провести разработку локального правового акта, регламентирующего процедуру (пример приведен в приложении 1). В этом случае результаты аттестационной проверки могут быть основанием для расторжения трудового договора при выявлении несоответствия занимаемой должности.
В положении, инструкции, регламенте и т.д. можно прописать критерии оценки, а в самом договоре о трудоустройстве — обязательную аттестацию и конкретные инструкции для определенной должности.
Определение условий проведения аттестации
Каждая организация определяет цель аттестации для себя, исходя из стратегических планов на развитие бизнеса на следующие годы (масштабирование, выход на международные рынки и др.). Кому-то важнее оценить профессиональные навыки сотрудников, иногда результаты комиссии становятся основанием для выбора направления по повышению квалификации отдельного работника в ближайшем периоде и т.д.
В соответствии с действующим законодательством рекомендовано проводить аттестацию 1 раз в 3 года. В целом для подобной процедуры можно установить и более частую периодичность, но это может ужесточать положение сотрудников, а также финансово невыгодно и самой компании.
Коммерческие организации могут установить категории сотрудников, подлежащих оценке, самостоятельно. Рекомендуется делать исключение беременным женщинам и тем, кто находится в декретном отпуске, сотрудникам, не прошедшим пока испытательный срок, а также проработавшим меньше года и тем, кто достиг пенсионного возраста или рубежа в 60 лет.
Обычно в состав аттестационной комиссии включается минимум 3 человека (рекомендуется включать нечетное количество), а среди них выбирается председатель и секретарь. К примеру, можно выбрать представителя кадрового отдела, а также из руководящих менеджеров тех отделов, чьи сотрудники проходят аттестацию. Целесообразно включить представителя профсоюзного сообщества, если такое имеется.
Допускается как устная форма беседы, опроса, так и письменный формат теста по решению задачи в рамках профессиональных обязанностей, анкеты, опросника. Сотрудникам производства можно поручить практическое задание.
При определении критериев оценки важно определить рамки профессиональной компетенции, указать обязанности согласно должностной инструкции, общие требования по стандартам классификатора, если таковые имеются.
Эффективность сотрудника можно оценить по качеству его работы, самостоятельному принятию решений, креативному подходу и т.д. Аттестация позволяет проверить, насколько хорошо он выполняет возложенные обязанности. Эта информация будет полезна работодателю в плане организации кадровых перемещений.
Важно разобраться с пониманием сотрудником стратегических целей и задач организации, какие отношения у него сложились в коллективе. Стоит провести оценку личностных качеств работника, который проходит аттестацию, насколько они соответствуют (не соответствуют) конкретной должности. Решения аттестационной комиссии и сроки их реализации лучше ограничить двумя месяцами. По результатам аттестации необходимо издать соответствующий приказ либо составить протокол, соответствующий аттестационный лист и т.д. Этот локальный правовой акт должен быть представлен к ознакомлению всем сотрудникам под роспись.
Подготовка к процедуре аттестации
Подготовка к процедуре аттестации должна включать следующие составляющие.
1. Издание приказа. Необходимо указать цели, срок предстоящей аттестации (пример приведен в приложении 4).
2. Подробное расписание с перечнем сотрудников, подлежащих аттестации.
3. Ознакомление сотрудников с содержанием приказа, графиком.
4. Формирование по работникам справок по образованию, квалификации, стажу и т.д.
5. Подготовка непосредственным руководством соответствующего структурного отдела характеристики или отзыва, которые представят сотрудника (пример в приложении 3).
6. Результаты аттестации по работникам оформляются отдельным документом (пример аттестационного листа приведен в приложении 4), к которому прилагается справка, характеристика, итоги проведения процедуры.
7. Результаты фиксируются в протоколе, готовится весь перечень документов о соответствии (не соответствии) сотрудника занимаемой должности, рекомендации и т.д.
СПРАВОЧНО
Необходимо учитывать целый комплекс важных характеристик, чтобы принять решение о расторжении договора. Законным увольнение может быть признано по итогам аттестации только в случае максимально объективного ее проведения, а документы должны иметь явные подтверждения недостаточной квалификации сотрудника.
Рекомендации по проведению аттестации работников финансовых служб организации
Приоритетной задачей аттестации является выяснение достаточности уровня профессиональной компетенции. Предстоит проверить знания, умения и навыки для исполнения функциональных обязанностей. Процедуру аттестации, как правило, проводят внутри организации, поэтому не требуется дополнительный расход бюджета, привлечение дополнительно экспертов извне. Для организации процедуры аттестации работников финансовых служб необходимо:
o определить цели аттестации;
o организовать сбор актуальной информации о функциях;
o разработать задания (тесты) для работников (рекомендации по разработке задания приведены в приложении 5);
o провести аттестацию и подвести итоги с подготовкой рекомендаций по каждому сотруднику;
o разработать дальнейшие действия для улучшения результатов.
Работа финансового директора направлена, в первую очередь, на сокращение расходов, поэтому необходимо выявить тех сотрудников, кто не справляется с возложенными на них обязанностями или попросту просиживает время без дела.
Определение вопросов сотрудникам направлено на сбор информации об исполняемых ими функциях. Ключевыми разделами в аттестационном листе могут быть следующие.
6. Задания с ориентацией на профессиональные умения и навыки.
7. Опрос по знанию базовых стандартов организации, пониманию структуры подчиненности, периодов и получателей внутренних отчетов.
8. Определение самых актуальных для проверки областей. Возможно подготовить тесты отдельно для руководителей, а потом перепоручить им заняться составлением тестов своим подчиненным. Опрос должен строиться на простых и больше практических задачах. Вопросы лучше задавать под однозначные ответы для объективной оценки.
Лучше всего распределить задания частично на тесты с предложенными вариантами ответа и на вопросы с ответами да/нет. Например, можно спросить «Кто является владельцем процесса оплаты премий?».
Варианты ответов:
§ главный бухгалтер;
§ финансовый директор;
§ руководитель кадровой службы;
§ генеральный директор.
Без понимания всех нюансов работы, особенностей обмена информацией и определения иерархии подчинения дать ответ на вопрос будет затруднительно.
Подведение итогов проверки квалификации сотрудников определяет система подсчета общих баллов. Лучшей схемой будет вычисление процента правильных ответов в тесте.
Расчет средних баллов сотрудников, а потом оформление их результатов, например, в таблицу, даст получение наглядной формы, чтобы сравнить итоги, а затем разработать план обучения.
Аттестация работников финансового отдела позволит разобраться в признании ими корпоративных стандартов организации, в схеме обмена информацией, определить ответственных за принятие конкретных решений. Имеет смысл разработать тесты согласно функциональным обязанностям и принципам построения бизнес-процессов. Подготовка вопросов по профессиональной этике позволит определить лояльность, что важно для выявления типового уровня мышления в нестандартных ситуациях.
Заключение
Аттестация позволяет разобраться, есть ли в штате нелояльные подчиненные, нарушающие основы корпоративных стандартов. Позже, по результатам процедуры, можно пересмотреть систему оплаты труда. Также в процессе аттестации есть возможность выяснить личные планы сотрудников по уходу на пенсию, на длительное обучение и т.д. Эти данные защитят от риска потери функциональных компетенций. Можно будет спланировать плавное замещение, необходимые ротации, организовать кураторство или поиск новых работников, распределить бюджет на повышение квалификации, если потребуется, создать кадровый резерв.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Инструкция о порядке проведения аттестации работников ОАО «Альфа»
Инструкция о порядке проведения аттестации работников ОАО «Альфа» разработана в соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784.
Настоящая Инструкция определяет порядок проведения аттестации всех категорий работников ОАО «Альфа».
Аттестация работников проводится в целях:
§ объективной оценки уровня их профессиональной подготовки, деловых и личностных качеств, результатов практической деятельности;
§ улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их квалификации, качества и эффективности труда;
§ обеспечения более тесной связи материальных и моральных стимулов с результатами труда.
Основными задачами аттестации работников являются:
§ установление соответствия их занимаемой должности;
§ выявление потенциальных возможностей их профессионального и служебного роста;
§ определение необходимости повышения их квалификации или переподготовки.
Аттестация работников проводится не реже одного раза в три года.
От прохождения аттестации освобождаются:
§ работники, проработавшие в соответствующей должности менее года;
§ выпускники учреждений образования, обучавшиеся в дневной форме получения образования и работающие по направлению учреждений образования, — в течение первых трех лет работы;
§ беременные женщины;
§ работники, находящиеся на длительном излечении;
§ женщины, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, — в течение года после выхода их на работу.
Основанием для проведения аттестации работников является приказ директора ОАО «Альфа», которым утверждаются:
§ срок проведения аттестации;
§ график проведения аттестации;
§ список работников, подлежащих аттестации;
§ перечень материалов, необходимых для проведения аттестации, лица, ответственные за их подготовку, порядок и сроки представления.
Приказ о проведении аттестации доводится до сведения работников, подлежащих аттестации, не позднее чем за месяц до ее начала.
Аттестация работников проводится аттестационной комиссией. В состав комиссии включаются заместитель директора по экономике, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник юридического отдела, председатель профсоюзной организации, независимые эксперты (при необходимости).
Работа по подготовке к аттестации включает следующие составляющие:
§ подготовку приказа о проведении аттестации;
§ составление списков работников, подлежащих аттестации;
§ подготовку графиков проведения аттестации;
§ подготовку служебных характеристик на работников, подлежащих аттестации;
§ подготовку аттестационных листов.
На каждого работника, подлежащего аттестации, не позднее чем за 10 дней до начала аттестации руководителем структурного подразделения в аттестационную комиссию представляется аттестационная характеристика. Характеристика должна содержать объективную оценку практической деятельности работника, его профессионально-деловых и личностных качеств. Характеристика может также содержать рекомендации.
Аттестуемый работник должен быть ознакомлен со служебной характеристикой не позднее чем за 7 дней до проведения аттестации.
В случае несогласия с предложенной на ознакомление характеристикой работник, подлежащий аттестации, излагает причины своего несогласия на заседании аттестационной комиссии.
Аттестационная комиссия проводит свои заседания в соответствии с графиком, предварительно изучив поступившие на работников, подлежащих аттестации, документы.
Заседания комиссии проводятся председателем, а в случае его отсутствия или по его поручению — заместителем председателя комиссии.
На заседании комиссии ведется протокол, который подписывается ее председателем (при его отсутствии — заместителем) и секретарем.
Аттестационная комиссия:
§ рассматривает представленные материалы на работника, подлежащего аттестации;
§ заслушивает руководителя структурного подразделения и работника, задает им вопросы;
§ в случае необходимости осуществляет с привлечением независимых экспертов проверку знаний работников, необходимых для качественного выполнения ими должностных обязанностей.
Аттестация работника проводится в его присутствии, а также в присутствии руководителя структурного подразделения (иного должностного лица), ответственного за представление работника, подлежащего аттестации.
В случае неявки работника на заседание аттестационной комиссии по уважительной причине его аттестация проводится в дополнительные дни, предусмотренные графиком, без уважительной причины или в случае отказа от аттестации — в сроки, определяемые руководителем организации.
Аттестация работников проводится при условии участия в заседании аттестационной комиссии большинства ее членов.
По результатам аттестации работника аттестационная комиссия тайным голосованием принимает одно из решений:
§ о соответствии его занимаемой должности;
§ о неполном соответствии занимаемой должности с повторной аттестацией через один год при условии выполнения рекомендаций аттестационной комиссии;
§ о несоответствии занимаемой должности.
Принятым считается решение, за которое подано большинство голосов присутствующих на заседании членов аттестационной комиссии. При равенстве голосов решение принимается в пользу аттестуемого работника.
Аттестационная комиссия может вносить руководителю организации предложения о выдвижении работника на вышестоящую должность, о повышении квалификационной категории, о направлении работника на повышение квалификации или переподготовку и т.д.
Аттестация членов комиссии проводится на общих основаниях.
Результаты аттестации объявляются работнику непосредственно после голосования.
Предложения работников, прошедших аттестацию, заносятся секретарем аттестационной комиссии в протокол заседания аттестационной комиссии для их дальнейшего рассмотрения в целях определения необходимости и возможности практического использования.
Споры, связанные с аттестацией, рассматриваются в соответствии с законодательством.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Составление характеристики
Фамилия, имя, отчество _________________________________________________________________________
Число, месяц и год рождения ____________________________________________________________________
Образование ____________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Трудовая деятельность
(приводятся данные с указанием времени начала и окончания работы на занимаемых должностях в организациях, в том числе на последней должности)
________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
За время работы зарекомендовал себя
(описываются деловые и личностные качества работника, результаты на занимаемой должности, своевременность и полнота выполнения должностных обязанностей, умение работать в коллективе и т.д.)
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Выводы о соответствии занимаемой должности
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Рекомендации по совершенствованию деятельности работника, повышению квалификации, повышению в должности и т.д.
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Подпись руководителя
структурного подразделения __________________ Ф.И.О.
«Согласен» («не согласен»)
Подпись аттестуемого работника __________________ Ф.И.О.
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Составление аттестационного листа
Фамилия, имя, отчество _________________________________________________________________________
Число, месяц и год рождения ____________________________________________________________________
Образование ____________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Специальность__________________________________________________________________________________
Наименование структурного подразделения и организации _______________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Занимаемая должность, дата назначения на должность ___________________________________________
Общий трудовой стаж ___________________________________________________________________________
Информация о повышении квалификации
_________________________________________________________________________________________________
Состав аттестационной комиссии
_________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________
Решение аттестационной комиссии по результатам аттестации
_________________________________________________________________________________________________
Рекомендации аттестационной комиссии
_________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________
Председатель аттестационной комиссии __________________ Ф.И.О.
Секретарь аттестационной комиссии __________________ Ф.И.О.
Члены аттестационной комиссии: __________________ Ф.И.О.
__________________ Ф.И.О.
__________________ Ф.И.О.
Дата аттестации __________________
С аттестационным листом ознакомлен __________________ Ф.И.О.
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Приказ о проведении аттестации
О проведении аттестации работников
ОАО «Альфа»
В целях объективной оценки уровня профессиональной подготовки, деловых и личностных качеств, результатов практической деятельности работников финансового отдела ОАО «Альфа», улучшения подбора, расстановки и подготовки кадров, повышения их квалификации, качества и эффективности труда, а также в соответствии с Инструкцией о порядке проведения аттестации работников ОАО «Альфа»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить срок проведения аттестации работников финансового отдела с __________________ по __________________.
2. Утвердить:
2.1. список работников финансового отдела, подлежащих аттестации (прилагается);
2.2. график проведения заседаний аттестационной комиссии (прилагается).
3. Начальнику финансового отдела в установленном порядке:
§ подготовить служебные характеристики на аттестуемых работников;
§ ознакомить аттестуемых работников со служебными характеристиками;
§ представить до __________________ в аттестационную комиссию служебные характеристики на аттестуемых работников.
Генеральный директор __________________ Ф.И.О.
Приложение 1 к приказу
о проведении аттестации
работников ОАО «Альфа»
№ _____ от ____________
СПИСОК работников финансового отдела, подлежащих аттестации
№ |
Ф.И.О. |
Должность |
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Рекомендации по подготовке задания для работников финансового отдела
Несмотря на наличие различных программных продуктов, многие специалисты предпочитают работать в Еxcel по причине его гибкости, в нем строятся расчеты, прогнозы, диаграммы и т.д. Поэтому важно, чтобы специалист финансового отдела обладал необходимыми навыками работы с данной программой и мог выполнять поставленные задачи.
Рекомендации при подготовке заданий.
1. Подготовьте задания для каждого участка работы, но не стоит включать большое количество заданий. Рекомендуется включить порядка 10 вопросов, но в разных областях: знание формул, сводных таблиц, построения диаграмм, работы с массивами, условного форматирования и т.д.
При этом откажитесь от скачивания типовых тестов в интернете, они могут не только быть знакомы специалисту, но и не учитывать специфику работы.
Пример задания: используя условное форматирование, выделите другим цветом контрагентов с объемом оплаты за последний месяц более 100 000 рублей.
2. Проверка заданий лично позволит не только более объективно оценить работников (например, кадровики или юристы, вероятно, не обладают глубокими знаниями Еxcel), но и еще раз убедиться в достаточности и отсутствии двойного толкования разработанных заданий.
3. Предоставьте возможность сотрудникам выполнить задание на своих компьютерах. Это не только позволит сэкономить время, но и нивелировать неудобства в связи с возможными настройками Еxcel, которые не привычны работнику.
4. Учитывайте время при выполнении каждого задания без акцентирования на этом внимания.
Например, если на условное форматирование тратится более 10 минут времени, то это достаточно много, однако если стоит задача написать формулу, выбирающую из массива наибольшую сумму оплаты по соответствующему виду деятельности на самую раннюю дату, то здесь может быть затрачено на порядок больше времени.
5. Не включайте слишком сложные и запутанные задания. Задания должны быть простыми и максимально приближенными к практической работе. Например, рассчитайте количество платежей за определенный период.
6. Предоставьте возможность продемонстрировать работнику свои наработки. Даже если работник не справился с заданием, вполне возможно, что он решает эти задачи при помощи своих алгоритмов и формул, возможно, этого будет достаточно.
7. Не используйте одни и те же задания при каждой аттестации даже в условиях смены работников. Рекомендуется после получения мнения самих аттестуемых работников заменить наименее удачные задания.
Задания на знание Еxcel
1. Задания на знания функций: ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, СУММЕСЛИМН, СЧЁТЕСЛИ, НАИБОЛЬШИЙ, НАИМЕНЬШИЙ, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ, ДЛСТР, ДАТАМЕС.
2. Задания по условному форматированию: выделить определенным цветом ячейки, соответствующие заданным требованиям.
3. Задания по сводным таблицам. Построить сводную таблицу: сгруппировать данные по полю, настроить дополнительные вычисления, создать вычисляемое поле или объект.
4. Задания по диаграммам. Изменить тип диаграммы, создать комбинированную диаграмму, создать сводную диаграмму и настроить к ней соответствующий срез, добавить новый ряд данных, удалить подписи с графика.
5. Работа с конструктором и выпадающими списками: создание выпадающего списка по заданному критерию.
Приложение 2 к приказу
о проведении аттестации
работников ОАО «Альфа»
№ _____ от ____________
График проведения заседаний аттестационной комиссии ОАО «Альфа»
№ |
Дата проведения |
Ф.И.О. работника, подлежащего аттестации |
<...>