Предлагаем рассмотреть один из подходов к оптимизации затрат предприятий, основанный на предварительном анализе бизнес-процессов основных функциональных областей и расчете эффекта от внедрения мероприятий, которые были разработаны в ходе проведенного анализа.

Под воздействием внешних негативных факторов и санкций лояльность клиентов стала падать, что стало одним из ключевых факторов снижения прибыли компаний. Все больше и больше руководителей стали уделять внимание не только путям достижения высоких прибылей, но и способам снижения затрат, как переменных, так и постоянных.

В рамках оптимизации / сокращения затрат и увеличения прибыли компании прибегают к различным мерам по достижению поставленных целей. После осуществления всех предварительных работ, включающих сбор, анализ и обобщение данных, проектные менеджеры компании совместно со всеми заинтересованными лицами (руководителями подразделений, аудиторами, внешними консультантами и т. д.) разрабатывают план мероприятий по достижению целей. Данный набор мероприятий можно разделить на группы по функциональному признаку. Обычно по функциональному принципу выделяют: Производство, Закупку, Системы и ИТ-поддержку, Казначейство / Оборотный капитал (управление дебиторской, кредиторской задолженностью и запасами), Управление финансами, Управление недвижимостью, Управление персоналом, Инвестирование и ликвидацию, Налоги и прочие.

Для разработанных мероприятий должна быть проведена оценка экономической эффективности (эффект от реализации мероприятия) их внедрения, а также оценена сложность внедрения. Критерием для выбора мероприятий для внедрения является физическая возможность их внедрения, а также эффект, который может быть достигнут при этом. Из расширенного списка разработанных мероприятий выбираются мероприятия, которые затрагивают наиболее важные аспекты деятельности компании, соответствуют стратегическим целям и дают наибольший эффект после внедрения.

Формируемые гипотезы, на основании которых разрабатываются мероприятия, можно условно разделить на гипотезы, направленные на увеличение прибыли, и гипотезы, направленные на сокращение издержек. Увеличение прибыли может происходить за счет диверсификации производства и увеличения объема производства продукции. Сокращение же издержек может быть достигнуто за счет передачи на аутсорсинг основных и вспомогательных функций, создания единого центра обслуживания, урезания бюджетов, изменения загрузки персонала на определенных участках работы и т. д.

Для того чтобы составить набор гипотез, необходимо предварительно провести углубленный анализ существующих в компании бизнес-процессов по определенным выше функциональным областям. Ниже представлен примерный набор гипотез, внедрение которых может привести к сокращению затрат и увеличению прибыли.

1.            Производство

o     Вывод на рынок новых продуктов

o     Использование более качественного сырья

o     Автоматизация некоторых производственных функций

o     Снижение стоимости потребляемой электроэнергии, а также прочих энергоресурсов (вода, воздух) за счет оптимизации системы учета и взаиморасчетов

2.            Закупка

o     Смена поставщика

o     Закупка более крупными партиями (эффект масштаба)

o     Улучшение условий хранения материалов и компонентов

3.            Системы и ИТ-поддержка

o     Внедрение ERM-системы

o     Изменение настроек ERP-системы для более быстрого и качественного осуществления учета деятельности

o     Разграничение пользовательских прав

4.            Казначейство / Оборотный капитал

o     Разработка различных политик и процедур (например, Регламент осуществления деятельности с подрядчиками и контрагентами, Регламент работы с просроченной задолженностью)

o     Введение в действие пеней и штрафов за просроченную дебиторскую задолженность

o     Установление целевых коэффициентов оборачиваемости ДЗ, КЗ и Запасов

5.            Управление финансами

o     Разработка регламентов ведения деятельности (например, Регламент бюджетного управления, Регламент учета и контроля движения материального потока)

o     Передача вспомогательных функций на аутсорсинг (например, вывод на аутсорсинг некоторых функций бухгалтерии)

o     Создание единого центра обслуживания

o     Упразднение некоторых управленческих отчетов, информацию по которым можно взять из других отчетов

o     Сокращение суммарных функций главных бухгалтеров и их заместителей

o     Передача непрофильных функций ответственным сотрудникам

o     Оптимизация документооборота

6.            Управление недвижимостью / Инвестирование и ликвидация

o     Ликвидация непрофильных активов

o     Модернизация основных средств

o     Инвестиции в новое оборудование

7.            Управление персоналом

o     Сокращение численности сотрудников / Сокращение штата

o     Повышение мотивации сотрудников / Пересмотр мотивационной схемы

o     Разработка ключевых показателей эффективности

o     Передача ответственности сотрудникам более низкого уровня иерархии

o     Упразднение задвоенных функций

8.            Налоги

o     Сокращение налога на прибыль за счет введения в эксплуатацию ОС

o     Задвоение предоставления данных для расчета отложенного налога

Эффект от реализации мероприятий рассматривался в разрезе изменения выручки, изменения общего уровня затрат и влияния на общий финансовый результат.

Сложность внедрения обуславливается объемом требующихся капитальных вложений, сроками внедрения мероприятия, а также дополнительным персоналом, требующимся для внедрения мероприятия.

В качестве примера гипотезы по оптимизации затрат можно привести гипотезу по оптимизации транспортных расходов за счет снижения затрат на перемещение вагонов с грузом по территории предприятия.

Данная гипотеза основана на следующих положениях.

В гипотезе рассматривается возможность сокращения затрат на перемещение вагонов между станцией N, с которой сырье поступает на завод предприятия, и самим предприятием, а также по территории предприятия (за счет отказа от услуг подрядчика и осуществления данных операций заводом самостоятельно).

Для осуществления перемещения вагонов самостоятельно необходимо приобрести в собственность или взять в лизинг тепловоз. Таким образом, необходимо рассмотреть возможность приобретения тепловоза в собственность.

Методика расчета экономического эффекта от внедрения данной гипотезы основана на сравнении показателей при использовании для перемещения вагонов услуг подрядчика (признак Текущий) и осуществлении перемещения вагонов собственными силами (признак Альтернативный).

Совокупный эффект от реализации гипотезы складывается от эффекта в результате изменения выручки от оказания услуг по подаче вагонов внешним контрагентам, изменения выручки по прочим операциям с внешними контрагентами (в том числе аренда помещений), изменения затрат на осуществление операций по перемещению вагонов и изменения прочих затрат, связанных с транспортировкой вагонов по железнодорожным путям (в том числе обслуживание ж/д путей), а также эффекта от отвлечения финансовых ресурсов.

Эффект оценивается как сумма разности выручки от оказания услуг по подаче вагонов внешним контрагентам по альтернативному и текущему сценариям и разности выручки по прочим операциям с внешними контрагентами (в том числе по аренде помещений) по альтернативному и текущему сценариям:

Эффект ^{выручка} = Выручка от оказания услуг по подаче вагонов внешним контрагентам _{Альтернативная} – Выручка от оказания услуг по подаче вагонов внешним контрагентам _{Текущая} + Выручка по прочим операциям с внешними контрагентами, принимаемыми в расчет _{Альтернативная} – Выручка по прочим операциям с внешними контрагентами, принимаемыми в расчет _{Текущая}

Выручка от оказания услуг по подаче вагонов внешнему контрагенту рассчитывается как произведение перевезенного тоннажа для контрагента и тарифа, взимаемого за тонну перевезенного груза, установленного для контрагента. Вес перевезенных вагонов (тоннаж) считается неизменным для текущего и альтернативного сценариев.

Выручка от оказания услуг по подаче вагонов внешним контрагентам _{Текущая} = å (Вес перевезенных вагонов (тоннаж) × Тариф за тонну перевезенного груза, установленный для контрагента _{Текущий})

Выручка от оказания услуг по подаче вагонов внешним контрагентам _{Альтернативная} = å (Вес перевезенных вагонов (тоннаж) × Тариф за тонну перевезенного груза, установленный для контрагента _{Альтернативный})

Эффект в терминах сокращения затрат рассчитывается как сумма разности затрат на подачу вагонов при текущем и альтернативном сценарии и разности прочих затрат, связанных с транспортировкой вагонов по железнодорожным путям при текущем и альтернативном сценарии.

Эффект ^{затраты} = Затраты на подачу вагонов _{Текущие} – Затраты на подачу вагонов _{Альтернативные} + Прочие затраты, связанные с транспортировкой вагонов по ж/д путям _{Текущие} – Прочие затраты, связанные с транспортировкой вагонов по ж/д путям _{Альтернативные} – Эффект от отвлечения финансовых ресурсов

Затраты на подачу вагонов при текущем сценарии могут быть либо напрямую получены из данных учета, либо рассчитаны как произведение веса перевезенных вагонов (тоннажа) и тарифа, установленного текущим подрядчиком для Компании.

Затраты на подачу вагонов _{Текущие} = Вес перевезенных вагонов (тоннаж) _{Текущие} × Тариф за подачу вагонов, установленный подрядчиком для завода

Затраты на подачу вагонов при альтернативном сценарии рассчитываются как сумма затрат на оплату труда, затрат на ремонт и содержание оборудования, затрат на ГСМ, затрат на содержание зданий и сооружений и прочих затрат. Вышеперечисленные затраты в рамках данной методики рассматриваются в части вновь возникших затрат в связи с переходом на осуществление операций по перемещению вагонов собственными силами.

Затраты на подачу вагонов _{Альтернативные} = Затраты на оплату труда _{Альтернативные} + Затраты на ремонт и содержание оборудования _{Альтернативные} + Затраты на ГСМ _{Альтернативные} + Затраты на содержание зданий и сооружений _{Альтернативные} + Прочие затраты _{Альтернативные}

Затраты на оплату труда включают в себя затраты на фонд оплаты труда, единый социальный налог, а также резерв. Фонд оплаты труда включает в себя затраты на заработную плату (оклады, премии), доплаты за работу в ночное время и сверхурочные часы, а также учитывают северный коэффициент.

Затраты на оплату труда _{Альтернативные} = Затраты на ФОТ _{Альтернативные} + Затраты на ЕСН _{Альтернативные} + Резерв _{Альтернативные}

Затраты на ремонт и содержание оборудования включают в себя затраты на ремонт тепловоза, амортизацию тепловоза, налог на имущество по тепловозу. Затраты на ремонт тепловоза рассчитываются с учетом стоимости замещения тепловоза в период проведения ремонта. Амортизация тепловоза рассчитывается линейным способом.

Затраты на ремонт и содержание оборудования _{Альтернативные} = Затраты на ремонты тепловоза _{Альтернативные} + Амортизация тепловоза _{Альтернативные} + Налог на имущество по тепловозу _{Альтернативные}

Затраты на ГСМ рассчитываются как сумма затрат на дизельное топливо и смазочные материалы, необходимые для функционирования тепловоза. Данные затраты рассчитываются как произведение закупочных цен ГСМ и необходимого количества ГСМ.

Затраты на содержание зданий и сооружений представляют собой затраты на аренду здания и определяются исходя из стоимости аренды.

Прочие затраты в том числе включают затраты на связь, затраты на медицинское обслуживание, на экзамены для машинистов и помощников машинистов, затраты на малоценный инвентарь, затраты на транспортировку ГСМ, на охрану труда, командировочные расходы, расходы на лицензии и разрешения, необходимые для осуществления деятельности.

Эффект от отвлечения финансовых ресурсов представляет собой альтернативные издержки от инвестиций:

Эффект от отвлечения финансовых ресурсов = Стоимость тепловоза × Ставка привлечения заемных средств (годовая) / 2

Таким образом, разница между показателями даст нам четкое понимание, какой будет экономический эффект от внедрения данной гипотезы и стоит ли осуществлять данные изменения.