Регламентация проектной деятельности:базовые принципы и система управленческой отчетности |
В настоящее время происходит изменение базовой управленческой концепции: управление по процессам приходит на смену управлению по функциям. Внедрение данной концепции предполагает формирование системы регламентов. В ряде агрохолдингов уже действуют регламенты основных процессов (например, регламенты ценообразования и инвестирования). В то же время далеко не все процессы прописаны в нормативных документах компаний. В данной статье представлен макет подобного документа. Структура положения приведена на рис. 1.
В разделе 1 «Управление документом» описываются номер изменения, дата изменения, раздел Положения и описание изменения.
В разделе 2 «Общие положения» рассматриваются цели Положения, обязательность исполнения, пользователи (аппарат управления, руководители проектов, руководители структурных подразделений, сотрудники структурных подразделений, участвующие в проекте), перечень вопросов, регулируемых документом.
В разделе 3 «Термины и определения» определяются такие категории, как: «проект», «система управления проектами», «участники проекта», «процесс управления проектами», «веха», «команда проекта».
В разделе 4 «Цели системы управления проектами» отражено следующее. Применение формализованных методов системы управления проектами позволяет:
-
более обоснованно определять цели проектов и выделять ресурсы на их достижение;
-
оптимально планировать выполнение проектов;
-
более полно учитывать возможные проектные риски;
-
оптимизировать использование имеющихся ресурсов;
-
избегать конфликтных ситуаций в ходе выполнения проекта и др.
В разделе 5 «Жизненный цикл проекта отражены основные этапы проекта: инициирование; планирование; исполнение; мониторинг и управление; завершение.
В разделе 6 «Описание этапов жизненного цикла проекта» уделено внимание сущности каждого из этапов проекта и документов, которые должны быть подготовлены. При этом на каждом этапе процессы разделены на основные и вспомогательные. В Положении прописаны документы, которые должны быть подготовлены в ходе различных этапов (табл. 1).
В разделе 7 «Учет проектной документации» отражено, что учет осуществляется путем ведения архива проектных материалов, формирования базы знаний по проектам компании на различных этапах выполнения проектов.
ТАБЛИЦА 1
Документы, которые должны быть подготовлены на различных этапах выполнения проектов
Этап |
Необходимые документы |
Описание |
|
...
Для каждого из типов проектов разработан перечень необходимых документов (табл. 2).
ТАБЛИЦА 2
Необходимые документы для различных типов проектов
Тип проекта |
Описание |
Необходимые документы |
|
Основные цели и функции вышеперечисленных ролей описаны в табл. 3.
ТАБЛИЦА 3
Цели и функции ролей проекта
Роль |
Цель |
Основные функции |
|
Форматы рекомендуемых регистров представлены в работе.
Прежде всего это «Устав проекта». Предлагаем следующую инструкцию по заполнению Устава проекта:
...
Учетный регистр «Управление ресурсами проекта» раскрывает следующую информацию:
...
ТАБЛИЦА 4
Две шкалы, применяемые в «Управление рисками»
Шкала оценки вероятности наступления риска |
Шкала последствий риска |
||
вероятность |
значение |
последствия |
значение |
Очень высокая |
5 |
Опасные |
5 |
Высокая |
4 |
Серьезные |
4 |
Средняя |
3 |
Средние |
3 |
Маловероятно |
2 |
Небольшие |
2 |
Низкая |
1 |
Незаметные |
1 |
При этом выделены следующие категории риска:
...
Учетный регистр заполняется следующим образом:
ТАБЛИЦА 5
Раздел «Общий свод»
Все под контролем |
Небольшие отклонения |
Критическая ситуация |
Причины отклонений |
|
|
...
Таким образом, в рамках управления проектной деятельностью разработана система внутрифирменной документации и система шаблонов, позволяющая отражать всю необходимую информацию по выполняемым проектам.
Подробнее читайте в статье.
<...>