Так ли выгоден аутсорсинг бухгалтерских услуг и как обезопасить себя от убытков, отдавая бухгалтерию в чужие руки? Рассмотрим нюансы ведения бухучета предприятия сторонними организациями.

Явление аутсорсинга — это, говоря простыми словами, процесс передачи организацией части производственных или бизнес-процессов другой компании, являющейся экспертом в данной области. Бухгалтерский аутсорсинг, по своей сути, один из частных случаев аутсорсинга бизнес-процессов в организации и один из способов бухгалтерского обеспечения деятельности предприятия.

Фактически единственным источником информации о данном виде услуг является реклама, в которой заверяют, что это очень выгодно, избавляет клиента от множества хлопот и упрощает ведение бизнеса. Автор, проработавший более шести лет в организациях, оказывающих услуги бухгалтерского и кадрового аутсорсинга, делится своими наблюдениями относительно данного вида услуг.

Основными плюсами бухгалтерского аутсорсинга принято считать снижение расходов на бухгалтерское обеспечение деятельности предприятия (в которое, помимо заработной платы и отчислений работников, входит также организация их рабочих мест, повышение квалификации и иные расходы), повышение качества ведения бухгалтерского учета, упрощение и сокращение бизнес-процессов в компании, а также почти полное отсутствие финансовых рисков, связанных с получением штрафов за ведение бухгалтерского учета и отчетности. Но так ли все просто на самом деле? Рассмотрим подводные камни бухгалтерского аутсорсинга.

Так стоит ли овчинка выделки?

Многие аутсорсинговые организации оперируют тем, что их услуги по ведению бухгалтерского учета обходятся значительно дешевле, чем средняя стоимость найма штатного бухгалтера на полный рабочий день и организация его рабочего места, а также тем, что бухгалтерия больше не будет беспокоить руководителя организации и отвлекать от основной задачи — ведения бизнеса. Разберемся в этом вопросе. Бухгалтер в аутсорсинговой компании ведет достаточно большое количество организаций в рамках рабочего дня, а потому возникает вопрос: правильно ли организован рабочий день штатного бухгалтера, целесообразно ли ему находиться на рабочем месте полный рабочий день? Зачем нести необоснованные затраты по обеспечению зарплаты, если можно принять на работу сотрудника на неполный рабочий день? Кроме того, можно рассмотреть вариант удаленного доступа, что также позволит снизить затраты на организацию рабочего места.

Безусловно, передача бухгалтерии на аутсорсинг способствует снижению затрат на повышение квалификации бухгалтера, ведь оплату ИПС и курсов можно будет разделить между всеми организациями, которые ведет бухгалтер. Работники предлагают такую схему своим работодателям, так как в первую очередь заинтересованы в получении дополнительных знаний для качественного выполнения работы. В то же время аутсорсинговая организация несет расходы, помимо их заработной платы, организации рабочих мест, повышения квалификации работников и ИПС, также и на дополнительные расходы по организации процессов внутри своей компании (наем офис-менеджеров, программистов, курьеров, менеджеров по работе с клиентами и т.п.) и, как любая организация, стремится получить максимальную прибыль, которую будет обеспечивать клиент, оплачивая услуги бухгалтерского аутсорсинга.

В случае отвлечения руководителя от вопросов бухучета тоже не все так однозначно, ведь одной из основных целей бухучета является предоставление своевременных и достоверных данных для принятия управленческих решений. И тут возникает следующая проблема: от штатного бухгалтера эти данные можно получить фактически в любой момент в течение рабочего дня, так как бухгалтерский учет ведется непрерывно, по мере поступления документации в бухгалтерию, а в случае с аутсорсингом документы, как правило, поступают со значительной задержкой и требуют дополнительных затрат времени на проведение в бухгалтерской учетной системе, что делает поступление оперативной информации руководителю фактически невозможным. Да и как часто некоторые руководители вообще интересуются этими показателями, передавая свою бухгалтерию на аутсорсинг?

Под знаком качества

Перейдем ко второму плюсу, на наш взгляд, самому важному: повышение качества ведения бухучета и упрощение бизнес-процессов в организации. Несомненно, специалисты в аутсорсинговой компании зачастую обладают большим багажом знаний, нежели бухгалтер, работающий в одной области. Это связано с необходимостью ведения организаций различных сфер деятельности и мониторинга соответствующего законодательства. Но плюс ли это? Если деятельность компании-клиента строится на УСН без НДС с суммовым ведением бухучета, при этом отсутствует ВЭД, стоит ли переплачивать аутсорсинговой организации за знание бухгалтером сферы строительства, ВЭД и др.? Ведь затраты на мониторинг работником законодательства, его обучение, да и сами эти знания так или иначе увеличивают счет за услуги аутсорсинговой организации. Немногие аутсорсинговые компании разделяют бухгалтеров по участкам. Как правило, работник ведет несколько фирм (зачастую больше 10–15), сферы их деятельности могут быть самыми различными: услуги, общепит, торговля, ВЭД, строительство и т.д. Вдумайтесь, насколько досконально может один человек изучить все эти области, все ли изменения в законодательстве он в состоянии отслеживать и учитывать при ведении учета конкретной организации?

Загруженность работника — еще один фактор, напрямую влияющий на качество. Повторимся, бухгалтер аутсорсинговой компании, как правило, работает с 10–15 организациями, некоторые сотрудники ведут и большее количество. Из каждой поступают вопросы, уточнения и иная информация по ведению учета. Весь этот поток должен контролировать ведущий бухгалтер: распределять между подчиненными сотрудниками, отвечать на вопросы, консультировать, принимать к учету поступающую информацию, держать в голове и отслеживать ее. Может ли специалист выполнять все качественно в условиях такой многозадачности? Отдельные детали вполне могут забыться, не каждый раз у клиента аутсорсинговой компании потребуют недостающий документ или попросят переделать некорректный. И если это, как правило, не влияет на текущее ведение учета, то все равно, постепенно накопившись, непременно когда-то свалится снежным комом на голову и заставит понервничать как руководителя, так и бухгалтера. Напрашивается вывод: так ли плох штатный сотрудник, дергающий свое руководство за рукав с требованием предоставить ему недостающий документ или поставить отсутствующую подпись? Как минимум это гарантия, что документ точно будет в порядке.

Теперь об упрощении бизнес-процессов в организации. Хотя во многих случаях упрощение действительно присутствует, временной срок, в который проходят эти процессы, невероятно растягивается. Если штатному бухгалтеру руководитель, пробегая мимо кабинета, может оставить документы и они пойдут в работу, то документооборот с аутсорсинговой организацией далеко не такой быстрый. Некоторые обмениваются документами раз в месяц или чаще в зависимости от их накопления, отдельные документы отправляются посредством сети Интернет. Таким образом, обмен документами растягивается на значительный промежуток времени, порой на несколько месяцев. А ведь их требуется еще обработать, проверить, подшить, исправить в случае необходимости. И хотя развитие технологий позволяет оптимизировать данные процессы, они все равно затягиваются, а чем длиннее процесс — тем больше может возникнуть в нем ошибок.

«Ловушки» в договорах

Третий, основной, плюс, которым оперируют аутсорсинговые компании, — отсутствие финансовых рисков. Действительно, большинство подобных организаций страхуют свою деятельность. В договоре с исполнителем будет пункт о том, что в случае наличия вины организации-исполнителя она несет материальную ответственность за наложенные штрафы и санкции со стороны контролирующих органов на результаты своей деятельности. Однако и здесь есть много «но». Если изучить договор с аутсорсинговой организацией более внимательно, можно найти массу пунктов, которые снимают с нее ответственность в случае непредоставления клиентом полной и достоверной информации, нарушения сроков предоставления ей первичных учетных и иных документов и т.п.

Как подтвердить факт передачи документов в конкретные сроки, наличие документа, факт передачи информации, необходимой бухгалтеру, и ее полноту? Можно составлять описи документов, что займет огромное количество времени, фиксировать в них даты, объемы информации, хранить переписку. Однако на практике лишь немногие организации занимаются таким оформлением, но даже при этом какие-то документы передаются напрямую ведущему бухгалтеру при личной встрече, а потому могут не попасть в опись. Но ведь даже один отсутствующий документ или информация, поступившая с опозданием, могут повлиять на расчет налогов и привести к штрафным санкциям. Реально ли в данном случае доказать прямую вину исполнителя? На практике — фактически никогда, только если сама аутсорсинговая компания, дабы не потерять своего клиента, решит принять его финансовые потери на себя. А если финансовые санкции будут значительными? Вряд ли в этом случае организация-исполнитель согласится нести убытки. Чтобы в этом убедиться, достаточно просто внимательно изучить договор, который предлагает аутсорсинговая компания. Также не стоит забывать, что законодательством предусмотрен штраф, который, как правило, налагается на руководителя организации, за упущение в контроле деятельности обслуживающей организации.

В защиту штатного бухгалтера хочется сказать следующее. Мало кому захочется отбиваться от проверки и отвечать за совершенные ошибки, платить штраф из своего кармана, лишний раз вступать в полемику с контролирующими органами. Все это мотивирует на проверку и перепроверку своей работы, именно поэтому штатный бухгалтер будет «отлавливать» своего руководителя в коридоре, в сотый раз просить поставить недостающую подпись и донести в бухгалтерию ту доверенность, которую нерадивый начальник забыл на заднем сидении своего автомобиля.

Несомненно, есть множество неоспоримых плюсов в услугах аутсорсинговых организаций, но к их выбору нужно подходить с большой ответственностью, предварительно взвесив все «за» и «против», чтобы понять, действительно ли этот шаг принесет выгоду и реальную пользу. Такой вариант обеспечения бухучета оптимален для индивидуальных предпринимателей, которые не хотят вникать в нюансы ведения учета, а также для малых организаций, в которых руководитель контролирует все бизнес-процессы.

Но в случае если бизнес стремительно развивается, увеличивается документооборот, руководителю однозначно не обойтись без штатного бухгалтера, даже если иногда ему будет казаться, что выгоднее отдать бухгалтерию в руки другой организации. 

От редакции:

Мы обязательно вернемся к теме аутсорсинга услуг в следующем месяце.