Если компания работает без предоплаты: как создать систему управления дебиторской задолженностью |
Всякое сейчас может случиться, и даже компании, которые раньше твердо стояли на ногах и всегда отгружали со 100%-ной предоплатой, сейчас могут быть вынуждены предоставлять отсрочки оплаты. Прежде всего в условиях новой ненормальности надо понимать риски и преодолеть философию «в таких условиях лучше не работать». Мир проседает, а не останавливается.
Конкретная специфика отношений по управлению дебиторской задолженностью (далее — задолженность) зависит от вида деятельности субъекта хозяйствования, ее роли на рынке, политики взаимоотношений с поставщиками и потребителями и множества других факторов. Тем не менее можно разработать некие общие рекомендации построения указанной системы.
В качестве примера рассмотрим создание системы управления задолженностью на предприятии, занимающемся оптовой торговлей ресурсами и продукцией производственного назначения, которое имеет в собственности несколько товарно-складских комплексов и персонал в количестве 200 человек (далее — ОАО «Б»).
Определение целей
Начальным этапом создания системы управления задолженностью является определение целей ее разработки. В ОАО «Б» они определены следующим образом.
1. Глобальные цели:
-
автоматизировать процесс управления задолженностью, уменьшить временные затраты руководителей путем перехода от ручного управления к автоматическому;
-
уменьшить затраты (расходы) предприятия на обслуживание задолженности и усилить финансовую безопасность ОАО «Б» при сохранении текущего уровня продаж или его увеличении;
-
создать мотивационную систему оплаты труда менеджеров по продажам в зависимости от достижения ими целей по управлению задолженностью (сокращения расходов ОАО «Б»).
2. Локальные цели:
-
улучшить качество задолженности путем уменьшения в общей задолженности доли просроченной задолженности и безнадежной (нереальной к взысканию) задолженности;
-
уменьшить период инкассации задолженности (времени поступления денежных средств от дебиторов);
-
сформировать кредитную политику, которая включает единые стандарты кредитоспособности покупателей, регламент работы с просроченной задолженностью, создание информационной базы о кредитных историях покупателей;
-
создать методику оценки финансовых потерь от возникновения просроченной задолженности (свыше запланированной) и выработать политику компенсации данных потерь за счет применения к контрагенту договорных санкций;
-
усилить мотивацию отделов продаж за счет личного участия в уменьшении финансовых потерь и дифференцировать оплату труда от факторов сокращения дебиторской задолженности (например, перевод на предоплату или сокращения срока инкассации задолженностью по закрепленной товарной группе);
-
создать прогноз поступления денежных средств от задолженности в краткосрочном и долгосрочном интервале, рассчитать коэффициенты инкассации и на их основе планируемые поступления в зависимости от объема продаж;
-
оценить эффективность политики коммерческого кредитования клиентов и выработать методику увеличения объема продаж за счет изменения срока кредитования;
-
создать стандарты коммерческого кредитования для менеджеров по продажам, ограничить их действия установлением лимитов задолженности и предельного срока предоставления товарного кредита по каждому покупателю;
-
создать систему обобщенных критериев для целей анализа работоспособности системы руководителем.
Инструменты и кредитная политика
Следующий этап — создание необходимых инструментов для управления задолженностью. В ОАО «Б» такими инструментами являются:
-
информация о сроках погашения задолженности каждым дебитором;
-
информация о структуре задолженности (всего, просроченная по договору, задолженность 30 дней со дня отгрузки, задолженность 45 дней со дня отгрузки, задолженность 60 дней со дня отгрузки, задолженность 90 дней со дня отгрузки, задолженность свыше года со дня отгрузки);
-
информация о росте затрат, связанных с увеличением размера задолженности и времени ее оборачиваемости.
Затем нужно разработать и утвердить кредитную политику организации, то есть свод правил, регламентирующих предоставление коммерческого кредита и порядок взыскания задолженности. Кредитная политика принимается на определенный период (год, квартал), по истечении которого уточняются цели и задачи, принятые стандарты, подходы и условия.
Кредитная политика также имеет свои цели, которые следует ранжировать по приоритетности. На сегодняшний день для ОАО «Б» приоритетным является усиление платежной дисциплины, затем следуют увеличение товарооборота, выход на новые рынки сбыта либо завоевание большей доли существующего рынка, формирование деловой репутации, минимизация стоимости кредитных ресурсов.
Наиболее важная часть кредитной политики — создание алгоритма дифференциации условий предоставления отсрочки платежа, в который входят:
1. Отбор показателей, на основании которых будет проводиться оценка кредитоспособности контрагента (своевременность погашения ранее предоставленных отсрочек платежа, форма собственности, размер чистых оборотных активов и т.д.). Для ОАО «Б» на первоначальном этапе достаточно двух критериев: платежная дисциплина и объем реализации.
2. Определение принципов присвоения кредитных рейтингов клиентам компании. Рейтинг присваивается на определенный период, по истечении которого должен пересматриваться, например, раз в месяц.
3. Разработка кредитных условий для каждого кредитного рейтинга, то есть определение цены реализации (размера наценки), времени отсрочки платежа, максимального размера коммерческого кредита, системы скидок и штрафов, применение компенсационных и принудительных мер воздействия.
Кредитный рейтинг
Рассмотрим в качестве примера механизм присвоения кредитного рейтинга потребителям ОАО «Б» по двум показателям: платежная дисциплина и объем поставок.
ТАБЛИЦА 1
Максимальная просрочка оплаты в течение года, дней |
Рейтинг |
Сумма реализации за год, руб. |
Рейтинг |
... |
Механизм присвоения рейтингов:
этап № 1 — ранжирование по допускаемой просрочке;
этап № 2 — ранжирование по объему реализации;
этап № 3 — приведение к однозначному единому рейтингу.
ТАБЛИЦА 2
Двузначный рейтинг |
Однозначный рейтинг |
... |
Соответственно, кредитными условиями для каждого рейтинга будут являться следующие действия и показатели.
ТАБЛИЦА 3
Рейтинг |
Договорная пеня |
Коммерческий кредит |
Размер наценки |
Применение судебных процедур |
Возможность заключения мирового соглашения |
Довзыскание штрафных санкций после получения решения суда |
E |
|
|||||
D |
|
|||||
С |
|
|||||
B |
|
|||||
А |
|
...
В ОАО «Б» предлагается следующая схема закрепления ответственности сотрудников в регламенте управления задолженностью.
ТАБЛИЦА 4
Этап управления задолженностью |
Процедура |
Ответственное лицо (подразделение) |
|
Автоматизация управления
...
Подробнее читайте в статье.
<...>