Передача личного ключа директора бухгалтеру становится юридическим риском. Если руководитель использует собственную ЭЦП, чтобы подписывать отчетность за организацию, а затем передает ключ главному бухгалтеру или другому сотруднику для самостоятельной подачи документов, налоговая может отказать в их приеме. Сам факт трудовых отношений с организацией не делает сотрудника уполномоченным представителем автоматически.

С 1 октября 2026 г. налоговые органы получили дополнительные основания для отказа в обработке документов, в том числе если выявят нарушения при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП). Обновленный порядок приема электронной налоговой отчетности предусмотрен постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 28.02.2025 № 10.

Изменения закрепляют новые проверки при приеме электронной отчетности. При этом конкретные способы установления факта нарушения конфиденциальности ключа и проверки полномочий подписанта будут зависеть от практики применения новых правил.

При обработке электронной декларации с 1 октября МНС дополнительно проверяет три обстоятельства:

·               полномочия подписанта. Данные владельца сертификата открытого ключа или атрибутного сертификата должны подтверждать право лица подписывать документ от имени плательщика;

·               безопасность личного ключа ЭЦП. Налоговый орган проверит, есть ли у него информация о нарушении конфиденциальности ключа, принадлежащего плательщику, его законному или уполномоченному представителю;

·               право на подачу уточненной декларации. Проверяется, не подается ли декларация с изменениями за период, который проверяется налоговым органом или уже был проверен. При этом предусмотрены исключения, в частности для отражения результатов проверки и обстоятельств, возникших после ее начала, но относящихся к проверяемому периоду.

Если документ подписан лицом, которое не является законным или уполномоченным представителем плательщика либо выявлено одно из перечисленных обстоятельств, налоговая не направит его на дальнейшую обработку.

В таком случае не позднее второго рабочего дня после получения документа в личный кабинет плательщика поступит сообщение об отказе в приеме декларации и приложенных к ней документов. Эти правила закреплены в  п. 5¹ Инструкции о порядке представления в налоговые органы электронных документов, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 29.02.2012 № 7.

Ошибки могут привести к необходимости повторной подачи отчетности. Отказ в приеме означает, что документ не переходит к дальнейшей обработке. Компании придется устранить причину отказа и заново осуществить подачу деклараций, что особенно важно учитывать при соблюдении установленных сроков.

Использование ЭЦП требует разграничения полномочий, а новый порядок затрагивает штатных бухгалтеров, внешних специалистов и аутсорсинговые организации, оказывающие бухгалтерские услуги. Если они фактически подают отчетность, необходимо проверить, на каком основании и с использованием чьего ключа ЭЦП это совершается.