Составление плана поступления денежных средств на основе анализа оборачиваемости дебиторской задолженности |
Рассмотрим алгоритм действий по расчету возврата дебиторской задолженности, построенный на основе расчета оборачиваемости задолженности за предыдущие периоды. Данное решение будет полезно как для руководителей финансово-экономических служб, так и для руководителей организаций, испытывающих нехватку ликвидности либо принимающих решение о предоставлении отсрочки платежа или скидки. Решение поможет избежать кассовых разрывов и составить точный бюджет движения денежных средств.
Впериод финансовых сложностей одним из важнейших факторов является контроль за поступлением денежных средств. Более того, ошибки в прогнозе поступления денежных средств в лучшем случае обернутся кассовыми разрывами или штрафами, начисленными контрагентами за то, что организация не смогла вовремя заплатить по своим счетам. Избежать этого возможно путем планирования движения денежных средств. Использование предложенного инструмента позволит составить прогноз поступления средств, близкий к фактическому.
На объем поступления денежных средств оказывает влияние сразу несколько факторов: объемы продаж, оборачиваемость дебиторской задолженности, риск невозврата и т.д.
Построение прогноза поступления денежных средств зависит от бизнес-модели. Например, если у организации более 70 % объемов продаж формируют лишь несколько покупателей, то расчет осуществляется по каждому (либо основным) покупателю, основываясь на фактических и плановых объемах реализации. Однако если у организации по нескольким видам деятельности имеется несколько тысяч небольших покупателей, то производить расчет имеет смысл только по виду деятельности.
Расчет поступления средств целесообразно разделить на две составляющие:
-
поступление средств в 1-й месяц;
-
поступление денежных средств в последующие периоды.
Поступление денежных средств за 1-й месяц
Если при расчете на длительный период лучше основываться на расчетах оборачиваемости за предыдущие периоды с учетом различных факторов, то на краткосрочный период рекомендуется произвести расчет вручную, проанализировав график и суммы отгрузки за предыдущие месяцы, условия оплаты по каждому договору, информацию специалистов по продажам, суммы, поступившие в текущем месяце, а также графики погашения просроченной дебиторской задолженности.
Составим прогноз поступления денежных средств за первое полугодие при условии начала работы над составлением плана с середины января. Очевидно, что всех данных о размере дебиторской задолженности, которую нужно учесть при прогнозировании поступления средств, по итогам января пока нет. Оценить размер задолженности на конец января можно, основываясь на уже имеющихся сведениях о суммах отгрузки и оплаты за период с 1 по 15 января.
Поступление денежных средств в январе включает оплату, поступившую от контрагентов за первые 15 дней месяца и прогноз зачисления денег от контрагентов на счета организации с 16 по 31 января.
Расчет можно произвести исходя из того, что в январе поступит оплата за отгрузки в предыдущие месяцы (ноябрь, декабрь и т.д. в зависимости от оборачиваемости) и за отдельные отгрузки января (при условии малых сроков оборачиваемости задолженности). Суммируются поступления средств и отнимается от них сумма уже поступившей оплаты за 15 дней января, получается прогноз поступления средств с 16 по 31 января. Конечно, рассмотренная ситуация идеальна, покупатели могут значительно задержать оплату. Поэтому рекомендуется опираться не только на расчеты, но и уточнять у специалистов по продажам об их планах касательно поступления оплат.
СПРАВОЧНО
Необходимо учитывать при наличии в договоре выплату бонусов за своевременную оплату. Поскольку в середине месяца точных данных для выплаты бонусов нет, то предлагается в расчет брать такую же сумму бонусов, что и за предыдущие месяцы.
Размер возврата просроченной дебиторской задолженности принимается в расчет на основании подписанного графика погашения задолженности.
Приведем пример. В соответствии с расчетами в январе должно поступить 1 778 518 руб., из них 1 577 518 руб. — оплата за отгрузки ноября — декабря, 199 000 руб. — за отгрузки января, 2 000 руб. — погашение просроченной дебиторской задолженности. За 15 дней января поступило 369 400 руб. Предусмотрен бонус за своевременную оплату в размере 3 %, при задержке до 10 дней — 1,5 %. В этой ситуации учитывается прежде всего структура поступившей оплаты и определяется, будет ли выплачен из нее бонус. Для определения размера текущей задолженности по каждому клиенту на конец января имеет смысл разделить отгрузки за период с 1 по 15 января на две группы, с оплатой в январе и в феврале. По аналогии структурируем прогнозируемые отгрузки в период с 16 по 31 января. При этом потребуются точные даты отгрузки продукции. Допустим, что по договорам, предусматривающим бонус, 20 января ожидается сумма поступления в размере 100 000 руб., а в предыдущие месяцы контрагент своевременно исполнял обязательства. Соответственно в расчет поступлений стоит брать лишь 97 000 руб. (100 000 – 100 000 · 3 %)
Таким образом, с 16 по 31 января ожидается сумма поступлений в размере 1 022 812,5 руб. (с учетом возврата просроченной дебиторской задолженности в 2000 руб. согласно графику). Если же контрагент вместо прогнозируемой суммы перечислил меньшую, то расчет немедленно корректируется в сторону снижения (приложение 1).
ТАБЛИЦА 1
Расчет поступления средств за 1-й месяц
Наименование контрагента |
Сумма отгрузки, руб. |
Дата отгрузки |
Прогнозируемое кол-во дней отсрочки платежа, дни |
Бонус за своевременный возврат задолженности, % |
Прогнозируемая сумма неоплаченных отгрузок, руб. |
Планируемая дата возврата |
Прогнозируемая сумма поступления средств, руб. |
Сумма поступления за период с 16 по 31 января, руб. |
ООО «Альфа» |
100 000,0 |
02.11.2020 |
60,0 |
3,0 |
0,0 |
01.01.2021 |
97 000,0 |
|
ООО «Альфа» |
200 000,0 |
05.11.2020 |
60,0 |
3,0 |
0,0 |
04.01.2021 |
194 000,0 |
|
ООО «Бримстон» |
50 000,0 |
09.11.2020 |
60,0 |
2,0 |
0,0 |
08.01.2021 |
49 000,0 |
|
ООО «Вектор» |
30 000,0 |
13.11.2020 |
60,0 |
2,0 |
0,0 |
12.01.2021 |
29 400,0 |
|
ООО «Версус» |
5 000,0 |
17.11.2020 |
60,0 |
1,0 |
0,0 |
16.01.2021 |
4 950,0 |
4 950,0 |
ООО «Веста» |
100 000,0 |
21.11.2020 |
60,0 |
3,0 |
0,0 |
20.01.2021 |
97 000,0 |
97 000,0 |
ООО «Гамма» |
200 000,0 |
25.11.2020 |
60,0 |
1,0 |
0,0 |
24.01.2021 |
198 000,0 |
198 000,0 |
ООО «Гермес» |
105 714,3 |
29.11.2020 |
60,0 |
1,0 |
0,0 |
28.01.2021 |
104 657,1 |
104 657,1 |
ООО «Альфа» |
107 678,6 |
03.12.2020 |
40,0 |
3,0 |
0,0 |
12.01.2021 |
104 448,2 |
|
ООО «Альфа» |
109 642,9 |
07.12.2020 |
40,0 |
3,0 |
0,0 |
16.01.2021 |
106 353,6 |
106 353,6 |
ООО «Альфа» |
111 607,1 |
11.12.2020 |
40,0 |
3,0 |
0,0 |
20.01.2021 |
108 258,9 |
108 258,9 |
ООО «Альфа» |
113 571,4 |
15.12.2020 |
40,0 |
3,0 |
0,0 |
24.01.2021 |
110 164,3 |
110 164,3 |
ООО «Бета» |
115 535,7 |
19.12.2020 |
40,0 |
0,0 |
0,0 |
28.01.2021 |
92 428,6 |
92 428,6 |
ООО «Бета» |
117 500,0 |
23.12.2020 |
60,0 |
0,0 |
0,0 |
21.02.2021 |
94 000,0 |
|
ООО «Бета» |
119 464,3 |
27.12.2020 |
60,0 |
0,0 |
0,0 |
25.02.2021 |
95 571,4 |
|
ООО «Альфа» |
121 428,6 |
31.12.2020 |
60,0 |
0,0 |
6071,4 |
01.03.2021 |
92 285,7 |
|
ООО «Альфа» |
123 392,9 |
04.01.2021 |
20,0 |
0,0 |
0,0 |
24.01.2021 |
98 714,3 |
98 714,3 |
ООО «Альфа» |
125 357,1 |
08.01.2021 |
20,0 |
0,0 |
0,0 |
28.01.2021 |
100 285,7 |
100 285,7 |
ООО «Альфа» |
127 321,4 |
12.01.2021 |
0,0 |
0,0 |
0,0 |
01.02.2021 |
45 000,0 |
|
Поступление денежных средств в последующие периоды
После проведения расчетов по первому месяцу производится расчет на последующие периоды. В основе расчета лежит анализ оборачиваемости по контрагентам (видам деятельности) за предыдущие периоды.
Для расчета поступления денежных средств необходимо рассчитать «период оборачиваемости дебиторской задолженности» (далее — ПОдз).
Его можно рассчитать по следующей классической (упрощенной) формуле:
ПОдз = Средняя ДЗ / Выручка · Кол.дней
Важным моментом является необходимость учета аванса. Если расчет делается по каждому контрагенту, то достаточно применять приведенную выше формулу, поскольку по контрагенту аванс при отгрузке продукции автоматически уменьшает сумму дебиторской задолженности, что не отразится на итоговом размере оборачиваемости.
Однако при расчете по видам деятельности может возникнуть ситуация, когда один из контрагентов сделал предоплату, но до отгрузки продукции эта сумма будет числиться как кредиторская задолженность у этого контрагента. Эта сумма уменьшит дебиторскую задолженность по виду деятельности только после того, как будет отгружена продукция именно этому контрагенту. В расчете поступления денежных средств это необходимо учитывать, чтобы не исказить показатель оборачиваемости.
Для более точных результатов можно воспользоваться следующей формулой:
ПОдз = (Сред. ДЗ нач – ПА нач + ДЗ кон – ПА кон) / 2 / Выручка · Кол.дней.
где:
ПОдз — период оборачиваемости дебиторской задолженности;
Сред ДЗ нач — дебиторская задолженность на начало;
ПА нач — полученный аванс на начало;
ДЗ кон — дебиторская задолженность на конец;
ПА кон — полученный аванс на конец;
Кол. дней — количество дней в периоде.
ПРИМЕР РАСЧЕТА ПОДЗ № 1. ДАННЫЕ ИЗ БУХГАЛТЕРСКОГО БАЛАНСА
Оборотно-сальдовая ведомость
Период: I квартал 2021 г.
Счет |
Сальдо на начало периода |
Сальдо на конец периода |
Оборот за период |
||||
код |
наименование |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
62 |
Расчеты с покупателями и заказчиками |
981 774,47 |
|
12 631 306,98 |
12 513 944 |
1 099 136,97 |
|
62.1 |
Расчеты с покупателями и заказчиками |
5 988 587,37 |
|
6 591 013,05 |
6 280 641 |
6 298 959,14 |
|
62.4 |
Авансы полученные |
|
5 006 831 |
6 037 373 |
6 233 303 |
|
5 202 761 |
62.10 |
Расчеты по возвратам денег покупателям и заказчикам |
18 |
|
2 921 |
|
2 939 |
|
Подставляем значения в формулу:
ПОдз = (981 774,47 + 109 136,97 / 2) / 1 2513 944 · 90 (в I квартале)) = 7 дней.
Таким образом, период оборачиваемости дебиторской задолженности составляет 7 дней.
ПРИМЕР РАСЧЕТА ПОДЗ № 2
Остаток дебиторской задолженности на 1 января составил 4 000 тыс. руб., на 31 января — 3 500 тыс. руб. Выручка от реализации за январь составила 1 300 тыс. руб.
Подставляем значения в формулу:
ПОдз = (4000 + 3500) / 2 / 1300 · 31 = 89,4231.
Сокращаем 89 дней. Таким образом, согласно расчетам деньги придут примерно через 89 дней.
Считаем размер поступления денежных средств.
Условия
Выручка с НДС (отгрузка) за прошлые месяцы составляла: октябрь — 200 000 руб. Ноябрь — 250 000 руб. Декабрь — 320 000 руб. Период обращения дебиторской задолженности составляет 45 дней. Сколько денег поступит от покупателей в январе?
Порядок расчета
Расчет начинаем с 1 ноября. Соотносим даты отгрузки и даты оплаты согласно ПОдз. Для упрощения расчетов округляем количество дней в месяце до 30 и предполагаем, что все отгрузки были равномерные.
Отгрузки |
Оплата |
1 ноября |
15 декабря |
15 ноября |
1 января |
1 декабря |
15 января |
15 декабря |
30 января |
В период от 1 ноября до 1 декабря общая сумма отгрузок — 250 тысяч. Половина отгрузок с 15 ноября по 1 декабря прошла в сумме 125 тысяч (250 тысяч / 2). Отгрузки за данный период поступили в виде денег с 1 января по 15 января.
В период с 1 декабря по 31 (округлили до 30 декабря) общая сумма отгрузок — 320 тысяч. С 1 по 15 декабря отгружено 160 тысяч (320 тысяч / 2). Отгрузки за данный период поступили в виде денег с 15 января до конца месяца.
Таким образом, в январе запланировано поступление 285 тысяч.
Внимание! Приведенный пример можно использовать лишь для расчетов по небольшим организациям, где преобладает лишь один вид деятельности. Однако может сложиться ситуация, когда у организации имеется несколько основных видов деятельности, по которым оборачиваемость составляет от 30 до 200 дней, при средней оборачиваемости в 60 дней. В этой ситуации провести анализ как будущих поступлений средств, так и оценить работу специалистов по возврату задолженности будет проблематично, поскольку если увеличится доля отгрузок по видам деятельности с длительной оборачиваемостью, то автоматически увеличится и средняя оборачиваемость (например, с 60 до 80 дней) и наоборот. Поэтому для крупных организаций, имеющих несколько видов деятельности, рекомендуется детально проанализировать 62 счет, сгруппировав его составляющие по видам деятельности, либо составить список контрагентов с указанием дебиторской задолженности по каждому из них на начало и на конец периода. После расчета оборачиваемости по каждому виду деятельности следует сгруппировать планируемые либо уже осуществленные отгрузки по видам деятельности (либо по каждой организации в отдельности) и спрогнозировать планируемую дату поступления средств с учетом оборачиваемости по этим видам деятельности. Если для бизнеса характерна сезонность, то рекомендуется ввести данные по контрагентам (либо по видам деятельности) за каждый отдельный период. Для проведения детальных расчетов по организациям предлагаем воспользоваться приложением. Следует обратить внимание, что при расчетах необходимо учитывать возможность возврата продукции (при условии договора реализации) и возможность невозврата дебиторской задолженности. Возврат продукции прогнозируется на основании определения доли возврата в сумме отгрузок данным контрагентам за прошлые периоды, вероятность невозврата дебиторской задолженности определяется экспертным путем с учетом мнений ответственных специалистов и отчетности за предыдущие периоды.
Практическое применение расчетов по возврату дебиторской задолженности
Главным направлением использования расчетов по оборачиваемости дебиторской задолженности является составление бюджета движения денежных средств в целях качественного управления денежными средствами и избежания кассовых разрывов. Также этот показатель часто используется для оценки работы специалистов, ответственных за взыскание задолженности. При этом для проведения такой оценки показатели оборачиваемости рассматриваются в динамике за разные периоды по каждому виду деятельности либо по каждой организации. Однако данные расчеты могут быть использованы и в других направлениях работы.
Так, одним из способов стимулирования продаж является предоставление скидок. В целях определения условий предоставления скидок могут применяться расчеты по оборачиваемости задолженности.
СПРАВОЧНО
По эффективности управления задолженностью косвенно можно также судить об соотношении оборачиваемости дебиторской и кредиторской задолженностей. Количество дней оборачиваемости дебиторской задолженности должно быть ниже, чем кредиторской.
Дебиторскую задолженность можно рассматривать и как кредит, предоставляемый покупателю. Несложно произвести расчет затрат на содержание дебиторской задолженности по формуле: среднегодовая дебиторская задолженность · стоимость привлечения ресурсов · количество дней оборачива мости.
Например, из предыдущего примера среднеквартальная задолженность составила 600 024,2 (981 774,47 + 109 136,97 / 2). Стоимость привлечения кредитных ресурсов — 15 % годовых, оборачиваемость — 7 дней. Если привлекаются несколько кредитов по разным ставкам, то рассчитывается средневзвешенная стоимость заемного капитала.
Таким образом сумма затрат на дебиторскую задолженность будет равна1 726 (600 024,2 · 0,15 / 365 · 7). При расчете оборачиваемости по каждому покупателю получим сумму средств, которую организация платит на содержание дебиторской задолженности. В этом случае возможно рассчитать размер скидки при условии поступления предварительной оплаты. Например, среднегодовая задолженность ОАО «Альфа» составила 100 000 руб., было отгружено продукции на 500 000 руб. Оборачиваемость дебиторской задолженности составит 73 дня (100 000 / 500 000 ∙ 365). В этом случае затраты на содержание задолженности ОАО «Альфа составят 3 000 руб. (100 000 · 0,15 / 365 · 73). В этой ситуации ОАО «Альфа» можно предложить скидку до 3 000 руб. при условии поступления предварительной оплаты.
Кроме того, эффективность работы с контрагентом оценивается главным образом по размеру полученной от него в текущих ценах прибыли. В этом случае размер прибыли в текущих ценах рекомендуется корректировать на сумму затрат на содержание дебиторской задолженности.
Заключение
Расчет поступления денежных средств в крупных организациях может являться довольно трудозатратным процессом. В то же время оборачиваемость дебиторской задолженности может оказывать существенное влияние на экономическое положение организации, качественное прогнозирование поступления денежных средств поможет не только избежать финансовых сложностей, но и помочь разработать эффективную ценовую политику. Рекомендуется при оценке поступления средств основываться не на общих данных бухгалтерской отчетности по соответствующему счету за предыдущие периоды, а проанализировать отчетность по каждому виду деятельности с учетом предусмотренных в договорах особенностей по отсрочке платежа, возможностей возврата, скидок за своевременность расчетов и т.д. Рекомендуется также учитывать мнение специалистов, занимающихся продажами по соответствующему виду деятельности/контрагенту.
<...>