Инвентаризация на складе необходима для сверки фактического наличия товаров с учетными данными. Она помогает предотвратить финансовые потери, выявить хищения, ошибки сборки и пересортицу, а также избежать ситуаций, когда для клиентов нет товара в наличии, обеспечивая тем самым бесперебойную работу бизнеса.

Регулярная проверка запасов решает сразу несколько критически важных задач:

·            Контроль сохранности: позволяет своевременно обнаружить недостачу, кражи или порчу товаров.

·            Повышение точности данных: устраняет расхождения между учетной системой и реальным положением дел на полках.

·            Оптимизация закупок: помогает выявить неликвидную продукцию, залежавшийся товар или материалы с истекающим сроком годности.

·            Соблюдение законодательства: полная сверка является обязательной процедурой для компаний перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

А как вы в компании инвентаризируете склад? Формально на бумаге, без реального пересчета активов? Зря. Есть примеры, когда из-за такого подхода исчезали цистерна бензина и десятки автомобильных шин. В статье рассказываем, почему инвентаризация склада хоть и муторна, но важна, как дроны и штрихкоды ускорят процесс и как правильно оформлять результаты, чтобы у надзорных органов, налоговой не было вопросов.

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту — совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает. Потому что не чистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все. Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

·            повышаем достоверность бухгалтерской отчетности;

·            видим проблемы в системе внутреннего контроля.

К примеру, итоги реальной, а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.

Вот несколько ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Ситуация 1.

Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебня, который хранился на предприятии много лет. Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса. В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебне кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Ситуация 2.

В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории, чтобы показать, что формальная инвентаризация — это зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе будет бардак, а потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

1.            Определяем, нужно ли проводить инвентаризацию.

2.            Назначаем комиссию и готовим инвентаризационную опись.

3.            Считаем активы на складе и записываем их количество.

4.            Находим излишки, недостачи и фиксируем их в специальных ведомостях.

5.            Составляем документы так, чтобы уйти от налоговых претензий.

Этап 1. Когда проводится инвентаризация

Регулирование инвентаризации в Республике Беларусь установлено Законом Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», а также Национальным стандартом бухгалтерского учета и отчетности «Инвентаризация активов и обязательств», утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.10.2025 № 126 (введен в действие с 1 января 2026 г.).

Новый стандарт № 126 внес значительные изменения в процесс инвентаризации:

·            Отмена старых форм: у организаций больше нет обязательных, законодательно утвержденных форм инвентаризационных описей, актов и сличительных ведомостей. Формы разрабатываются самостоятельно.

·            Отсутствие жесткого приказа: стандарт прямо не обязывает издавать приказ на проведение инвентаризации, однако требует создания инвентаризационной комиссии.

·            Сроки: инвентаризация активов и обязательств проводится не ранее 30 сентября отчетного года, а денежных средств — не ранее 30 ноября.

Компания также проводит обязательную инвентаризацию, если:

·            передает имущество в аренду, покупает или продает его;

·            меняет материально ответственных сотрудников, например, кассира, кладовщика или даже главбуха, если с последним заключали договор о полной материальной ответственности;

·            обнаружила хищения, злоупотребления или порчу имущества;

·            понесла потери из-за стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

·            проходит этап реорганизации или ликвидации;

·            столкнулась с другими случаями, относительно которых в нормативных правовых актах есть требование об обязательной инвентаризации, например, продает предприятие как имущественный комплекс.

Этап 2. Кто входит в состав комиссии и какие документы оформить перед инвентаризацией

До начала инвентаризации не забудьте о трех вещах:

·            определите, кто будет участником пересчета, когда и что именно эти сотрудники будут инвентаризировать. Все это зафиксируйте в приказе руководителя;

·            проверьте, есть ли договоры о материальной ответственности с работниками, которые отвечают за сохранность активов. Договоры пригодятся, если найдете недостачу из-за халатности материально ответственного лица;

·            оформите бланки инвентаризационных описей, куда будете вписывать фактическое количество запасов. Бланки без труда распечатываются из 1С или другой учетной программы.

А теперь давайте подробнее про эти моменты.

Про состав комиссии

В инвентаризационную комиссию входят:

·            кто-то из управленцев, например главный инженер или энергетик;

·            кто-то из бухгалтерии, например бухгалтер по материалам;

·            еще кто-то из сотрудников, желательно по профилю, который связан с инвентаризируемыми активами.

В идеале позвать еще внутреннего аудитора, если он есть в штате. А еще лучше, если этот аудитор окажется внешним — от сторонней компании. Результаты инвентаризации с его участием для налоговиков и судов будут иметь больший вес в силу его независимости.

Не включайте в комиссию материально ответственного. Иначе получится, что он будет проверять сам себя.

А еще позаботьтесь о резервном составе на тот случай, если кто-то из членов комиссии заболеет. Это важно, ведь отсутствие даже одного из них сделает результаты пересчета недействительными.

Резервный состав пропишите в том же приказе, что и основной. И если кто-то действительно заболеет во время инвентаризации, срочно замените его человеком из резерва и издайте отдельный приказ об изменении состава комиссии.

Да, бумаг много, но лучше все сделать правильно. Иначе может получиться что-то такое:

·            неполная комиссия обнаружила недостачу. Руководство решило списать эти потери за счет материально ответственного лица, а он оспорил в суде законность инвентаризации и взыскать с него ничего не вышло;

·            неполная комиссия нашла недостачу и в пределах нормы естественной убыли списала ее на расходы. Налоговики пришли с проверкой, сняли эти расходы из налоговой базы и досчитали налог на прибыль. Сделали так, потому что, по их мнению, факт недостачи не доказан, ведь инвентаризационный порядок был нарушен.

И помните: если в компании трудится лишь один директор, тогда инвентаризационную комиссию не создать, потому что в ней должно быть минимум два человека — председатель и еще кто-то.

Про участие материально ответственного лица

...

Ошибки процесса: когда инвентаризация на складе предприятия окажется сомнительной по мнению налоговиков

Многое про то, как делать не надо, мы уже написали. Но осталось еще пять ошибок, которые тоже критичны. Если вы их допустите, то налоговики посчитают инвентаризацию формальной, оштрафуют за недостоверную отчетность, снимут расходы по списанным активам и доначислят налоги.

Одним словом, не делайте так, как указано в табл. 3.

Т а б л и ц а 3

Ошибки в инвентаризации, на которые обратят внимание налоговые органы

Отличия инвентаризации от ревизии

В обоих случаях проверяют деятельность организации. Разница в целях и в проверяющих лицах. Основные отличия — в табл. 4.

Т а б л и ц а 4

Отличия инвентаризации от ревизии

Коротко о главном

Итак, инвентаризация — это способ контроля за активами, причем один из древнейших. Еще фараоны в Древнем Египте периодически пересчитывали свое добро.

Инвентаризация включает пять основных шагов: издание приказа, подготовка и проверка остатков, фактический подсчет ценностей (пересчет, взвешивание), оформление сличительных ведомостей и утверждение результатов (списание недостач или оприходование излишков).

Процедура проводится в строгой последовательности для контроля сохранности имущества:

1. Подготовительный этап (организация). Руководитель издает приказ, в котором утверждаются состав комиссии, сроки проведения, перечень проверяемого имущества и причины (плановая, внеплановая и т. д.). До начала проверки с материально ответственных лиц берутся расписки в том, что все первичные документы сданы в бухгалтерию, поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.

2. Проверка фактического наличия. Комиссия совместно с материально ответственным лицом пересчитывает, взвешивает и измеряет имущество. Для проверки могут использоваться инвентарные номера, а также фото- и видеофиксация.

3. Оформление инвентаризационных описей. Данные о фактическом наличии вносятся в инвентаризационные описи или акты. Эти документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица, подтверждая правильность данных.

4. Сопоставление с данными учета (сличение). Бухгалтерия сверяет фактические данные из описей с данными бухгалтерского (или складского) учета. При наличии расхождений (недостач или излишков) составляются сличительные ведомости.

5. Оформление результатов и урегулирование. На заключительном заседании комиссия рассматривает причины отклонений. Излишки приходуются на баланс, а суммы недостач могут быть взысканы с виновных лиц либо списаны на финансовые результаты. Руководитель утверждает результаты приказом.

Очень надеемся, что убедили вас заняться инвентаризацией. И пусть недостач будет меньше!