Практические рекомендации для формирования структуры управленческой отчетности |
Ни одно предприятие в настоящее время не обходится без отчетности. Количество форм отчетности может быть огромно, а содержание чрезвычайно разнообразно. На первый взгляд может показаться, что любое решение руководителя не принимается иначе, как на основании точной, достоверной и в срок собранной информации.
Любая организация обязана составлять большое количество отчетных форм, установленных законодательно, в первую очередь сюда относятся стандартные формы бухгалтерской отчетности. Именно на них полагаются руководители и именно их используют внешние пользователи и контролирующие органы. Содержание этих форм, при видимой идентичности, уникально для каждой организации, так как напрямую зависит от учетной политики, практики выполнения учетных операций и применяемого плана счетов. Практически невозможно, глядя на баланс, определить, что скрывается под той или иной его строкой. Если руководитель принимает решение на основе отчетности, содержание которой он не понимает или понимает не полностью, неизбежно возникают управленческие ошибки. Цена этих ошибок для организации напрямую связана с тем, какую позицию занимает руководитель; чем выше позиция, тем дороже ошибки обходятся компании. Если другой информации под рукой нет, а времени для выработки правильного решения недостаточно, это становится серьезной проблемой.
К определенному сроку, после некоторого количества сил и времени, потраченных специалистами, руководитель получает требуемую отчетность, однако не может ей доверять, так как нет никакой гарантии того, что эта информация полная и содержит именно то, что он хотел. Кроме того, чем меньше времени было отведено на заполнение формы, тем больше вероятность того, что данные неверны. При этом на время составления отчетности работа отдела замедляется либо останавливается вовсе. Таким образом, данная отчетность не только бесполезна, но и негативно влияет на функционирование организации в целом.
Из вышеописанного следует, что методами административного воздействия на сотрудников необходимую информацию не получить и нужно применять иной способ сбора управленческих данных. При этом желательно, чтобы учетными функциями занималось лишь одно подразделение, все же остальные являлись ее пользователями, то есть с ее помощью могли эффективно воздействовать на обеспечиваемые ими процессы. Это порождает вопрос о том, какая структура управленческой информации должна существовать в компании и как организовать процессы по ее обработке.
Рассмотрим детально, из каких элементов состоит информационное поле компании, и какие возможности дает руководителю их использование. По степени точности и готовности для принятия руководством вся информация компании может быть разделена на три блока (рис. 1).
К блоку управленческой отчетности относится информация, периодически собираемая в виде форм отчетности, предназначенных для руководства и служащих основанием для принятия управленческих решений. Как правило, такие формы адаптированы для решения типовых, часто возникающих управленческих задач и составляются с определенной периодичностью. Эту информацию руководитель способен воспринимать очень быстро, сразу после ее образования. Точность информации максимальна, так как методы ее сбора и обработки проверены временем и последствиями принятых ранее решений. Ограничение использования таких форм заключается в том, что краткость изложения, облегчающая восприятие, приводит к потере универсальности. Это ограничение наиболее серьезно для многомерных данных, представление которых возможно в нескольких разрезах, ценных с той или иной точки зрения.
Блок классифицированной информации составляют данные, введенные в информационную систему в нескольких аналитических разрезах и доступные для обработки средствами информационной системы или с использованием офисных приложений. Такие данные не доступны руководителю мгновенно. Чтобы их получить, он сам либо его сотрудники должны выполнить некоторые вычислительные операции, которые отнимают некоторое время, но позволяют представлять информацию в том разрезе, который наиболее интересен в данное время. Надежность такой информации ниже, чем у периодически составляемых отчетных форм из-за «человеческого фактора» в работе исполнителей, но для практического использования вполне достаточна. Ограничения в ее использовании связаны с тем, что обработать можно только ту информацию, которая была систематизирована изначально, на этапе ввода информации. Количество возможных для рассмотрения аналитических разрезов равно количеству введенных при регистрации операции «первичных» аналитических признаков и количеству «вторичных» признаков, которые можно сформировать посредством выполнения различных арифметических действий и процедур работы с данными.
Наиболее глубокой и наименее доступной для обработки является информация третьего блока — информация, содержащаяся в первичных документах. Сложность обработки такой информации заключается в том, что она требует «интеллектуального подхода» к определению ее содержания, поскольку первичные документы содержат лишь минимум информации, установленный законодательно. Чем больше времени прошло с момента составления документа, тем больше времени требуется на его обработку и меньше шанс восстановить истинное экономическое содержание отраженной ими хозяйственной операции. Использование такой информации может быть рациональным для принятия решений касающихся какой-то конкретной ситуации и практически непригодно для управления компанией в целом.
Для успешного функционирования организации используемая информация должна быть приведена к определенной структуре. Определим требования к структуре управленческой информации, которые смогут гарантировать ее рациональность, и рассмотрим, чем они обоснованы (рис. 2).
Продолжение читайте в статье.
<...>