Пример формирования справочника статей бюджета расходов предприятия |
В прошлом номере журнала «Финансовый директор» (№ 9, 2020) в статье «7 советов по работе с данными в системах управленческого учета и бюджетирования холдингов» мы рассмотрели, с чем сопряжены разработка и развитие системы бюджетирования предприятий и групп компаний. Предложили инструментарий моделирования данных, полезный при организации управленческого учета и формировании бюджетной модели на основных популярных платформах автоматизации бюджетирования и управленческого учета.
Напомним, что в рамках второй задачи — моделирование данных — необходимо разработать справочник для каждого аналитического разреза. Решение этой задачи не имеет универсального алгоритма и предполагает участие специалистов различных предметных областей, наполнение справочников одинаковых аналитических разрезов, как правило, имеет специфику у каждого предприятия. Следуя принципам структурированности и детализации, нужно для каждого аналитического разреза выявить те элементы справочника, которые минимально необходимы менеджерам всех ЦФО для принятия управленческих решений, и затем их упорядочить (определить последовательность и вложенность с учетом актуальных классификационных признаков).
...
Например, при формировании справочника статей бюджетов расходы предприятия можно делить на прямые и косвенные, постоянные и переменные, основные и накладные, вмененные и собственные, классифицировать по экономическим элементам, статьям калькуляции и по другим классификационным признакам. На рисунке отражен подход к моделированию расходов управленческого ЦФО при выделении собственных расходов, непосредственно связанных с его деятельностью, за которые он отвечает, и вмененных расходов (это расходы других ЦФО, в планировании и контроле которых участвует рассматриваемый управленческий ЦФО).
Моделирование данных на этапах планирования бюджетов и формирования их фактических версий может быть унифицировано или иметь специфику. Например, при планировании бюджетов заявки ЦФО по некоторым группам статей расходов могут быть детальны, что позволяет точнее определить потребность в их финансировании, а при формировании фактической версии детальные статьи целесообразно объединить в соответствии со справочниками управленческого учета для автоматической выгрузки данных.
Так, в заявках может быть указана потребность каждого ЦФО в канцелярских товарах с точностью до количества пачек бумаги, ручек и карандашей, а в фактической версии бюджета будет одна статья «Канцтовары».
Альтернативой такому подходу является разработка плановой версии бюджетов с укрупненными статьями и формирование фактических бюджетов с детализацией статей до последнего уровня, предусмотренного в системе управленческого учета.
Например, в бюджете продаж группы компаний план по выручке в разрезе предприятий может быть детализирован при формировании фактической версии до продуктовых групп, точек продаж и каналов сбыта.
Распространенной ошибкой, как правило, свойственной финансистам быстро растущего бизнеса, является моделирование данных справочника статей бюджетов как списка, упорядоченного по алфавиту. Если статей немного, их названия зафиксированы в справочнике одним работником, и он же является единственным пользователем, то проблем нет. Как только масштабы бизнеса требуют участие других специалистов, использование такого справочника приводит к неоправданным потерям времени. Поэтому следование принципу структурированности информации должно быть безусловным на всех стадиях развития бизнеса. Элементы справочника (например, однородные по экономическому содержанию статьи затрат) должны быть объединены в группы и иерархически упорядочены.
Практическая реализация сформулированных принципов моделирования данных управленческого учета и бюджетирования предполагает автоматизацию, что сопряжено с выбором программного продукта, позволяющего реализовать разработанную модель.
На рынке стран ЕАЭС представлены ...
Таким образом, при построении систем управленческого учета и бюджетирования целесообразно опираться на сформулированные принципы с использованием изложенных инструментов моделирования данных. Практическая реализация подходов к моделированию данных систем управленческого учета и бюджетирования возможна как с использованием надстроек Power Pivot и Power Query и других инструментов электронных таблиц Microsoft Excel, так и с применением специализированных программных продуктов разных разработчиков.
ТАБЛИЦА 1
Фрагмент бюджета отдела информационных технологий (в руб.)
...
Подробнее читайте в статье.
<...>